Рано или поздно в жизни каждого бухгалтера наступает день, когда на пороге его кабинета возникает налоговый инспектор. Приятного в этой ситуации мало, но избежать проверки, тем не менее, невозможно. Главное — не растеряться.
Генеральная репетиция
Даже если вы профессионал и уверены в себе и своих подчинённых, всё равно где-то внутри останется сомнение, до конца ли правильно вы все делаете и не обнаружат ли ревизоры ошибок. Волнение усиливается пониманием того, что каждая погрешность чревата последствиями. Как быть в такой ситуации? Самое простое — иногда приглашать в компанию сторонних аудиторов или налоговых консультантов, дабы они проверили правильность ведения вашей отчётности.
— Аудит — мероприятие непростое, и является как бы репетицией налоговой проверки. Чем лучше результат, тем больше главный бухгалтер готов к общению с налоговыми органами. Однако риск того, что аудитор не заметит ошибки, всё же существует. Касается это в основном выборочных проверок. Чтобы избежать подобных казусов, следует проводить комплексную ревизию всех бухгалтерских документов. Но она требует больших финансовых вложений.
Если ваша фирма не может позволить себе нанять независимого аудитора, попросите знакомого профессионального финансиста или бухгалтера помочь вам. Пусть его взгляд на вашу документацию будет не слишком глубоким, но компетентным. Не стоит пренебрегать таким видом самоконтроля, ведь со стороны гораздо лучше видны недочёты и ошибки.
Разумная стратегия
И вот инспектор на вашем пороге с выездной проверкой. Единого свода правил, как именно общаться с ревизором, конечно, не существует. Однако тактики подобного общения всё-таки есть. Дело осталось за малым — выбрать оптимальную для себя.
Зачастую руководители во время ревизии предписывают сотрудникам беспрекословно выполнять все требования налогового инспектора. Выбор именно такой модели поведения спровоцирован страхом навлечь на себя дополнительную проверку. Проистекают подобные опасения из недостаточной осведомленности руководства о своих правах и обязанностях. Во время ревизии стоит держаться уверенно и представлять налоговым инспекторам запрашиваемые документы, а также спокойно и благожелательно отвечать на их вопросы.
Ещё одной характерной особенностью модели поведения «мы вам все позволим, потому что вас боимся» является угодничество. К примеру, чтобы показать свою лояльность к сотруднику инспекции, руководство предоставляет ему отдельное помещение, спецтранспорт от работы до места проведения проверки, дарит дорогие подарки и так далее. Но не стоит забывать, что в данном случае налоговик — на работе. Быть может, он и попьёт с вами чай, но это не значит, что вы его задобрили — инспектор находится при исполнении своих обязанностей, предписанных законом.
Если такой вариант вам не по вкусу, есть другой — не менее распространенный — жёстко отстаивать позиции компании. Что называется — встречать все слова проверяющего «в штыки». Однако оспаривание правомерности тех или иных требований также ни к чему хорошему не приведет: здесь, как говорится, из крайности в крайность. И откровенно враждебное отношение к инспектору может сказаться на результатах проверки. Не стоит забывать, что налоговик тоже человек. И видя такое напряженное к себе отношение, начинает соответственно себя вести. В этом случае чрезмерных придирок с его стороны не избежать.
Освобождаем время для дела
Выездная проверка обычно отнимает очень много времени у сотрудников бухгалтерии. Но есть несколько советов, как правильно организовать всю работу, чтобы освободить часок на исполнение ежедневных обязанностей.
Во-первых, приучитесь делать все важные дела сначала. А малозначительные и несрочные оставляйте на конец рабочего дня. Создав деловую атмосферу с самого утра, вы удивитесь, как быстро решаются все насущные проблемы. Кроме того, исключив утреннее чаепитие и рассказы о безобразном московском метро и километровых пробках, можно выкроить ещё 30-40 минут.
Эффективным способом борьбы за рабочее время является обеспечение полной взаимозаменяемости сотрудников. К примеру, ознакомьте с одними и теми же обязанностями двух человек. И во время проверки часть текущих функций можно будет переложить на дублёра, пока основной сотрудник общается с инспекторами. А главный бухгалтер может передать некоторые из своих обязанностей по подписанию первичных документов заместителю.
Кроме того, можно назначить определённые приёмные часы в бухгалтерии, чтобы сотрудники других отделов не отрывали работников во время проверки. Или выделять одного бухгалтера, который будет заниматься непосредственно работой с остальными отделами. Это также поможет сэкономить драгоценные минуты, чтобы труженики учёта не работали в авральном режиме.
Золотая середина
Конечно, не стоит вываливать на проверяющего всю имеющуюся информацию и документы. Однако чинить препятствия тоже неразумно. Да, можно потянуть время, но рано или поздно всё равно придется представить нужные бумаги. Только в этом случае не стоит рассчитывать на хорошее отношение со стороны инспектора.
Многие специалисты отмечают, что во время проверки следует руководствоваться чувством меры, здравым смыслом и уверенностью в себе. Эксперты советуют не показывать свой крутой нрав, если налоговик запрашивает документы, которые действительно необходимы в его работе. Содействие, а не безоговорочное подчинение инспектору, создаст благоприятное впечатление о вашей фирме. Некоторые компании идут на маленькие хитрости:
— вначале представляют документы, в которых точно нет ошибок. Во-первых, это даёт время подготовить остальные, а во-вторых, поработав с такими бумагами, инспектор немного теряет бдительность и не столь рьяно ищет ошибки. А если и находит, относится к ним более лояльно.
Большинство бухгалтеров, имеющих многолетний опыт общения с инспекторами, советуют более молодым коллегам выбрать партнёрскую форму общения во время ревизий. Не стесняйтесь попросить совета на будущее. Найдя определенные точки соприкосновения, вам будет легче установить более тесный контакт с инспектором. Минимизировав конфликтные ситуации, попытайтесь создать неформальную атмосферу для общения с проверяющим. Проявите определенную активность: предложите чай или кофе, продемонстрируйте личную заинтересованность в общении, инициируйте диалог. Только здесь главное — не переусердствовать. Многие могут воспринять это как лесть и назойливость.
Будьте просто приветливы и доброжелательны с проверяющим. Это не означает, что вы должны бросать все свои дела и немедленно представлять любые бумаги. У вас же есть ежедневные обязанности, которые вы должны исполнять. Показывайте налоговику все запрашиваемые документы, но не заискивайте перед ним. Если вы сами себя уважаете, рано или поздно инспектор тоже проникнется к вам симпатией.
В целом важно помнить, что в проверке нет ничего страшного — это рабочий процесс, как у вас, так и у пришедших ревизоров. Настройтесь на позитив и сохраняйте спокойствие. Поставьте себя на место инспектора, чья работа заключается в том, чтобы ходить и проверять деятельность других людей. Согласитесь, мало кто придет в восторг от такого занятия. И чиновники привыкли, что их встречают с опаской и недоверием. А если вы начнёте разговор с улыбки, они будут приятно удивлены. Тогда день выездной проверки, вполне возможно, станет для вас обычным рабочим днём без лишних потрясений.
Конечно, всё это лишь советы, не имеющие документальной базы. Они основаны на опыте учётных работников. Однако если учитывать психологические тонкости общения между налоговыми инспекторами и бухгалтерами, очевидно, что вместо вызывающего поведения представителям фирм лучше попытаться найти с ревизорами общий язык. Это, пожалуй, и есть залог успеха при прохождении проверок.